BELOS©.vrm Kalender - Volle Integration in den persönlichen Notes-Kalender!

Eine Oberfläche. Ihre Benutzer arbeiten mit BELOS nur aus deren persönlichen Kalender heraus, um eine Besprechung zu organisieren. Es ist kein lästiges Wechseln der Applikation notwendig, um einen Raum zu buchen, eine Technikressource oder ein Cateringpaket zu bestellen.

Durchgängige Prozesse. Mit dem Eintrag einer Besprechung im persönlichen Notes-Kalender werden auch die hierfür notwendigen Räume, Ressourcen und Fahrzeuge gebucht. Alle Änderungen, die in Folge zu diesem Termin vom Benutzer vorgenommen werden, wirken sich selbstverständlich auch auf alle in BELOS verwalteten Komponenten aus. Z.B. werden bei einer Terminabsage auch der Raum, das Catering und die beauftragten Ressourcen, sowie die Besucheranmeldung storniert.

Intelligente Suche. Der Benutzer erhält nur die Räume zur Auswahl, die auch seinen zuvor eingegebenen Anforderungen entsprechen. Hierdurch wird die Suche nach dem passenden Raum drastisch verkürzt.

Optimale Raumauslastung. Im Rahmen der intelligenten Suche, wird eine Raumbelegungsoptimierung durchgeführt. Dem Benutzer werden zunächst nur Räume zur Auswahl gestellt, die an diesem Tag bereits zu einem anderen Zeitraum gebucht sind. Außerdem werden zunächst nur die Räume angezeigt, die der angefordertern Kapazität am besten entsprechen. Dadurch bleiben Räume mit höherer Kapazität für Besprechungen mit mehreren Teilnehmern frei.

Transparente Rechtesteuerung. Raum- und Ressourcenbuchungen die aus dem persönlichen Kalender eines Benutzers erstellt wurden, können von ihm selbst oder seinen berechtigten Vertretern geändert werden. Zentralen Stellen kann jedoch ergänzend das Recht erteilt werden, organisatorisch notwendige Raumänderungen vorzunehmen. Diese Änderungen werden im Kalender des Benutzers dann entsprechend aktualisiert.

Fahrzeugbuchungen. Direkt aus dem persönlichen Kalender können in Verbindung mit dem Fuhrparkmodul auch Fahrzeuge gebucht oder angefragt werden. Hierbei sind die Abholungs- und Rückgabezeiten vom eigentlichen Kalendertermin entkoppelt. Ändert sich der Kalendertermin, so wird der Benutzer darauf hingewiesen, dass er noch eine Fahrzeugbuchung getätigt hat, wobei er entscheiden kann, ob sich der Buchungstermin für das Fahrzeug ebenso ändert, oder ob dieser gleich bleibt.

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